IDENTIFIKASI & ANALISA KEBUTUHAN PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Pengertian :
Dalam buku-buku textbook maupun dalam praktek sering dijumpai istilah-istilah yang dipakai untuk membahas masalah pengembangan pegawai/karyawan. Dalam buku Manajemen Personalia (Personnel Management) karangan Flippo dipergu-nakan istilah “pengembangan” untuk usaha-usaha peningkatan pengetahuan maupun keterampilan pegawai/karyawan. Otto dan Glaser dalam bukunya Manajemen Latihan (the Management of Training) menggunakan istilah “latihan” (training) untuk usaha-usaha peningkatan maupun keterampilan pegawai/karyawan. Disini Otto dan Glaser memberikan istilah training tersebut dalam pengertian yang sangat luas sehingga pengertian training itu sudah implisit pengertian pendidikan (education). Secara ringkas dapat dikemukakan bahwa dalam pengembangan pegawai/karyawan istilah-istilah yang se-ring dipakai, baik dalam buku maupun praktek, adalah: “pengembangan”, “latihan” dan “pendidikan”. Pengembangan pegawai/karyawan dapat diartikan dengan usaha-usaha untuk meningkatkan keterampilan maupun pengetahuan umum bagi pe-gawai/karyawan agar pelaksanaan pencapaian tujuan lebih efisien. Dalam pengertian ini, maka istilah pengembangan akan mencakup pengertian latihan dan pendidikan yaitu sarana pe-ningkatan keterampilan dan pengetahuan umum bagi pega-wai/karyawan.
Arti latihan ialah suatu kegiatan untuk memperbaiki kemampuan kerja seseorang dalam kaitannya dengan aktivitas ekonomi. Latihan membantu pegawai/karyawan dalam memahami suatu pengetahuan praktis dan penerapannya, guna meningkatkan ke-terampilan, kecakapan dan sikap yang diperlukan oleh orga-nisasi dalam usaha mencapai tujuannya.
Pendidikan ialah suatu kegiatan untuk meningkatkan penge-tahuan umum seseorang termasuk didalamnya peningkatan penguasaan teori dan keterampilan memutuskan terhadap per-soalan-persoalan yang menyangkut kegiatan mencapai tujuan.
Sementara itu, Mondy dan Noe dalam Mukaram dan Marwansah, (1997:54) mendefinisikan Pengembangan Pegawai/ Karyawan dengan istilah “Pengembangan Sumber Daya Manu-sia” sebagai upaya manajemen yang terencana dan dilakukan secara berkesinambungan untuk meningkatkan kompetensi pe-kerja dan unjuk kerja organisasi melalui program pelatihan, pendidikan dan pengembangan.
Pelatihan (training) meliputi aktivitas-aktivitas yang berfungsi meningkatkan unjuk kerja seseorang dalam pekerjaan yang se-dang dijalani atau yang terkait dengan pekerjaannya ini.
Pendidikan (education) mencakup kegiatan-kegiatan yang dise-lenggarakan untuk meningkatkan kompetensi menyeluruh se-seorang dalam arah tertentu dan berada di luar lingkup pekerjaan yang ditanganinya saat ini.
Pengembangan (development) meliputi pemberian kesempatan belajar yang bertujuan untuk mengembangkan individu, tetapi tidak dibatasi pada pekerjaan tertentu pada saat ini atau di masa yang akan datang. Menurut Buckley dan Caple (1990:32), tujuan pengembangan adalah agar individu dalam situasi kerja dapat memperoleh kemampuan untuk mengerjakan tugas-tugas atau pekerjaan tertentu secara memuaskan. Sedangkan Wexley dan Latham (1991:12), menyatakan bahwa sasaran langsung dari program pelatihan dan pengembangan dalam organisasi adalah untuk meningkatkan kesadaran diri individu, me-ningkatkan keterampilan dalam satu bidang tertentu atau lebih dan meningkatkan motivasi individu untuk melaksanakan tugas atau pekerjaannya secara memuaskan. Dengan kata lain, melalui peningkatan kemampuan dan unjuk kerja individu dan kelom-pok, program pelatihan pada gilirannya diharapkan dapat me-ningkatkan unjuk kerja organisasi.
( http://www.bkn.go.id/penelitian/buku%20penelitian%202002/Buku%20Diklat%20perbaikan/4%20BAB%20II.htm)
Tujuan pendidikan dan pelatihan berdasarkan peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 dan Nomor 14 Tahun 1994
| Hal | PP Nomor 101 Tahun 2000 | PP Nomor 14 Tahun 1994 |
| Tujuan | a. Meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan dan sikap untuk dapat melaksanakan tugas jabatan secara profesional dengan dilandasi kepribadian dan etika PNS sesuai dengan kebutuhan instansi. b. Menciptakan aparatur yang mampu berperan sebagai pembaharu dan perekat persatuan dan kesatuan bangsa. c. Mematapkan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada pelayanan, pengayoman dan pemberdayaan masyarakat. d. Menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir dalam melaksanakan tugas pemerintahan umum dan pembangunan demi terwujudnya kepemerintahan yang baik. | a. Meningkatkan kesetiaan dan ketaatan PNS kepada pancasila, Undang-Undang Dasar (UUD) tahun 1945, negara dan pemerintah republik b. Menanamkan kesamaan pola pikir yang dinamis dan bernalar tinggi agar memiliki wawasan yang komprehensif untuk melaksanakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. c. Memantapkan semangat pengabdian yang berorientasi pada pelayanan, pengayoman dan pengembangan partipasi masyarakat. d. Meningkatkan pengetahuan, keahlian dan/atau keterampilan serta pembentukan sedini mungkin kepribadian PNS. |
Sumber : PP Nomor 101 Tahun 2000 dan PP Nomor 14 Tahun 1994
Analisis Kebutuhan Training & Development SDM
Inti dari analisis kebutuhan Training & Development SDM
- Memindai penghalang untuk mencapai sasaran
- Mengidentifikasi gejala (symptom)
- Mengumpulkan bukti
- Menganalisa penyebab kegagalan kinerja sumber daya manusia
- menyepakati kebutuhan pelatihan dengan manajemen operasional.
Pendekatan sistematis pelatihan
- Mengenali factor pendorong perubahan. Antara lain :
- factor ini selalu ada dan berdampak pada pelatihan
- factor pendorong tersebut mencakup perubahan pada staf dan kinerjanya, metode dan teknologi baru, perubahan system dan prosedur, pengembangan organisasi
- pelatihan memiliki peran untuk membantu orang untuk menghadapi perubahan tersebut dan mengurangi dampak negative yang ditakutkan.
- Tanpa pelatihan, akan gagal membuahkan hasil yang diinginkan.
- Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Antara lain :
- kebutuhan pelatihan apa yang terkait dengan perubahan yang berhasil ?
- apakah kebutuhan pelatihan dikaitkan dengan kebutuhan karyawan dan organisasinya ?
- Menganalisa fungsi pekerjaan. Antara lain :
- Kopentensi apa yang diperlukan seseorang untuk melaksanakan pekerjaan ini ?
- Standar kinerja apa yang menunjukan keberhasilan ?
- Kelompok orang mana yang terlibat ?
- Bagaimana kesesuaian orang ini dan pekerjaannya dengan konteks organisasi
- Apakah semua orang tersebut memiliki kebutuhan pelatihan yang sama?
- Menetapkan sasaran pelatihan. Antara lain :
- tuliskan dengan jelas sasaran pelatihan bagi masing-masing keolompok peserta pelatihan
- apa yang perlu mereka lakukan, dan untuk memenuhi standar apa ?
- Menyeleksi peserta pelatihan. Antara lain :
- kaji kembali kelompok orang yang mungkin bisa dijadikan peserta pelatihan
- identifikasi karakteristik yang mungkin berdampak pada pilihan metode
- jika proses pembelajaran dalam pelatihan yang akan dilakukan memerlukan persyaratan tertentu, buat prosedur nominasi atau seleksi.
- Mendesain pelatihan. Antara lain :
- identifikasi isi
- pengetahuan dan kemampuan apa yang harus dimiliki untuk mendapatkan kopetensi dalam pekerjaan
- petakan proses pembelajaran yang seimbang dan efektif
- susun informasi dalam struktur dan urutan yang logis
- metode dan media apa yang tersedia untuk mendukung pembelajaran yang diperlikan oleh peserta pelatihan ?
- kapan dan dimana proses pembelajaran harus dilakukan ?
- siapa yang akan membantu peserta pelatihan dalam belajar ?
- Memfasilitasi pelatihan. Antara lain :
- menyelenggarakan acara pelaatihan
- mengembangkan peserta pelaatihan sampai ketingkat petrampilan yang dipersyaratkan
- memberi dorongan dan umpan balik kepada peserta pelatihan.
- Mengukur hasil. Antara lain :
- apakah acara pembelajaran telah memenuhi sasaran yang ditetapkan ?
- apakah peserta pelatihan telah maenerapkan hasil pembelajarannya ditempat kerja ?
- apakah saat ini peserta pelatihan telah memenuhi persyaratan untuk pekerjaannya?
- Apakah peserta pelatihan diberi dukungan yang memadai untuk menerapkan hasil pembelajarannya ditempat kerja ?
- Apakah peserta pelatihan telah dinilai dan bisa dikatagorikan kompeten dalam pekerjaannya ?
- Identifikasi kelemahan yang terkait – lakukan modifikasi dan perbaiki.
Identifikasi kebutuhan Organisasi & perilaku keja tertentu
Model enam langkah untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan :
- Organisasi dan rencanakan
- identifikasi lingkup studi identifikasi kebutuhan pelatihan
- tentukan prioritas, tahapan utama, dan kreteria keberhasilan dalam dokumen kerangka acuan anda
- buat rencana proyek penelitian analisis kebutuhan pelatihan dan persiapan untuk melakukan perubahan penyesuaian
- dapatkan kesepakatan mengenai harapan terhadap proyek tersebut
- buat daftar tindakan yang harus dilakukan dan berapa lama untuk melakukannya berikut dengan perkembangan setiap tahapan utama.
- Kumpulkana informasi
- lakukan pengumpulan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatiahan menggunakan berbaagai metode
- identifikasi gejala dan penyebab masalah melalui survey terstruktur
- dapatkan komitmen dari manajer operasional dan lini
- dorong dan kembangkan kerja sama dan kepercayaan
- dapatkan dukungan dan komitmen dengan melibatkan secara aktif manajer lini.
- Tentukan masalah dan prioritasnya
- abuat daftar masalah, kategorisasikan,dan tentukan prioritasnya
- olah dan analisis data untuk mengiderntifikasi isu
- tentukan prioritas isu berdasarkan tingkat signifikansi, dampak, dan urutannya
- tentukan metode untuk menentukan prioritas
- instruksikan atau dorong manajer yang terkait untuk membuat pilihan prioritas
- tetap fleksibel untuk meninjau kemajuan dengan manajer senior sesuai kebutuhan
- tentukan kebutuhan pelatihan, baik dari segi kebutuhan bisnis maupun kebutuhan karyawan sebagai individu.
- Kembangkan garis besar solusi
- dorong untuk mendapatkan masukan kreatif dari tim pelatihan
- pertimbangkan kendala-kendala operasianal
- buat komitmen untuk membuat kerangka sederhana dalam membuat solusi diatas kertas
- perkenalkan solusi diatas kertas tersebut sebagai dokumen untuk diskusi informal
- diskusikan dengan manajer operasional atau lini dan ubah, sesuaikan atau tulis kembali dokumen tersebut.
- Tinjau kembali dan diskusikan dengan manajer senior terkait
- finalisasi isu umum
- konfirmasikan kesepakatan mengenai priorotas
- pastikan bahwa manajer yang terkena dampak oleh kebutuhan prioritas yang rendah diberi informasi
- pastikan tidakan manajemen yang terkait terhubungkan satu sama lain untuk bisa melakukan implementasi yang terkoordinasi
- perhatikan sampai ke hal-hal yang rinci
- Serahkan laporan final kepada manajer senior yang bertanggung jawab pada analisis kebutuhan pelatihan. Dokumaen penting ini harus diterima oleh semua. Oleh karena itu :
- pastikan tidak ada bahan baru yang dimasukkan tanpa dilihat terlebih dahulu oleh orang yang memiliki kebutuhan pelatihan
- tidak ada manajer yang terkejut oleh segala hal yang berdampak pada dirinya secara langsung
- laporan tersebut harus secara jelas mengidentifikasi fungsi pelatihan untuk membantu orang dalam organisasi dalam mencapai tujuan bisnis yang telah ditentukan
- laporan final harus menjadi kontrak antara bagian pelatihan dan organisasi.
Sumber : Davis, E. 2005. The Training Managers: A Book. Jakarta ; PT Gramedia.
Daftar Pustaka :
-
- PP Nomor 101 Tahun 2000 dan PP Nomor 14 Tahun 1994
- ( http://www.bkn.go.id/penelitian/buku%20penelitian%202002/Buku%20Diklat%20perbaikan/4%20BAB%20II.htm)
